派車單，是使用公務車輛時需要填寫的單據。一張小小的單據上，從申請人姓名、派車用途，到司機填寫的行駛時間、里程數、加油量等，欄位多達幾十處，最後繳到管理單位，還要再登打進系統，以供日後查找。

在數位化之後，這段行政程序轉到線上處理，可以省掉人工登打的時間，但對於不習慣手機輸入的司機們來說，卻很困擾。

從紙本過渡到數位，這是最常見的問題：解決了一方的問題，卻加重負擔到另外一方頭上，但兩方都有發言權，這時候該怎麼辦？

首長想瞭解第一線的經驗，以往多使用焦點訪談，或是員工投遞部長信箱、反應意見，但即使抽出時間逐一看完，往往也難以找到雙方都滿意的解法。

那就聽聽看大家怎麼說吧！

「my moda」是數位部的一套內部民主系統，近六百位同仁都能提出創新提案，或對於當前施政面臨的問題，提出具體有效的解方。在討論平台上，十個工作天內若獲得三十個讚，就交由相關單位研究可行性，強化提案內容後，再給同仁們表決。

經過五個工作天的投票日後，若有獲得一百票同意，該提案就會上每個月的部長直播，進一步與大家討論、說明辦理情形，參與者可以匿名線上提問，獲得共識後，提案才會被採用。

我們做數位轉型時，最擔心的就是，不曉得實際的需求是什麼，一昧地由上而下，沒有解決問題，反而製造新的問題。

但是，若能先知道，有超過六分之一的同仁都有某些共同需求，就能直接對症下藥，先解決多數人的問題。

回到派車單的例子，需求者的共同希望就是省力，但是解法不同。大家在討論平台上、直播現場，都能提出意見，看採用哪些新的基礎，才能兼顧多方利益。

該案最終拍板：導入 OCR（電腦識別文字）技術，讓司機仍可選擇用手寫，因為與其拍里程儀表板的數字上傳，對司機來說，還是寫幾個字最快。

但是後面的處理程序全面數位化，靠的則是生成式AI，自動擷取紙本上的欄位，也就毋須再請專人登打。

將這些派車單數位化後，經過統計與分析，就能形成更多的創新提案。例如從派車原因看，頻率最高的是送密件公文，來進一步思考：密件公文要如何透過端對端加密，全面導入線上簽核，才能更加省時？

透過內部民主機制，使用者與新科技間的磨合逐漸平順，讓一紙最基本的派車單，都有了新價值。