一場協作會議是怎麼開的？

許多公務同仁都很好奇：如果要在單位內自己舉行協作會議，該如何進行？為了這個問題，我們撰寫這篇文章，分享目前 PDIS 小組所協助的「協作會議」的舉辦過程。

為什麼需要協作會議？

過往的會議形式，有幾個常見的問題。首先，主持人經常是資深的公務同仁，雖然專業，卻可能會被貼上其中一方的標籤，導致會議的中立性遭到質疑。在會議成員方面，可能受限於既有的連結、人脈，沒有積極開發與議題相關的多元利害關係人；舉例來說，有時候議題可能會有許多替代方案，但卻不一定一開始就能想到。缺乏替代方案與相應的利害關係人時，該議題的不同解法或相應觀點，就難以呈現。

在會議過程中，因為公務體系的科層結構，有些基層的公務員不敢說出執行上的問題，導致問題無法呈現；在會議的階段上，許多會議即使找出了新的可行解法，但因為主辦單位不確定如何再次與各方利害關係人協調，導致大方向難以變動，只能對細節做調整，就算聽到更多意見也難以重新找到關鍵問題。而在開會形式方面，常常是各說各話的方式，各自陳述意見後，再由主持人裁示，沒有機會對焦大家討論的問題，也沒有機會釐清大家心中的想法。

協作會議如何解決這些問題？

首先，協作會議由 PDIS 小組主持人與團隊一同盤點與整理議題，一方面協助以第三者角度，審視部會所提供的資料與論述，二方面在會議上也不只站在單方面，也會請當事人補充意見，並釐清其中的爭點，作為當事人與部會之間的緩衝。

而在會議之前，除了盤點議題之外，PDIS 也會盤點相關的利害關係人，讓會議能盡量涵容多元的聲音，並讓大家的意見盡量補充上來。

在盤點利害關係人方面，首先會先發想和議題有關的議題，比如說和議題有關的一線人員、服務提供者、相關學者專家，或是關心這個議題的組織等等，協助打開思考多元利害關係人的可能性，讓部會不會受限於既有的連結、人脈。

再者，議題的內容細節也可能有不同影響層面，或是需要探討可以達到相同目的替代方案，從這邊也可以找到不一樣的利害關係人，以思考不同的解決方向。

最後，還要回顧一下是不是顧到所有面相的利害關係人，並確認他們是不是有足夠知識與經驗以代表相應的利害關係人種類。比如說，學者代表是不是對此議題熟悉，能提供足夠資料？相關團體代表是不是能提供相應利害關係人的困擾，而不是抒發個案經驗等等。

透過利害關係人的盤點，就能一定程度地解決之前受限於既有連結、人脈，因而無法多元思考、發想的問題。

在會議進行方式上面，目前協作會議主要為5個小時左右的行程；早上，我們會先請各個不同的利害關係人報告他們對議題的理解與建議，並將內容補入議題的心智圖，也邀請他們針對心智圖仍缺乏的脈絡進行補充。下午，則會針對比較可行的解法進行發想與釐清，嘗試找出可能的具體解法，並確認可能會遇到的風險與主責機關。

協作會議上除了現場將意見寫或畫在便利貼上搭配口頭說明，再按照對應的脈絡把想法補充到心智圖上，同時也開放現場和遠端參與者，使用 Sli.do 線上（可匿名）提問工具輔助蒐集意見，心智圖則是使用 RealtimeBoard 數位白板輔助整理意見，整理方式也納入KJ法與ORID焦點討論法。

下午則會採用各種設計方法輔助思考，也會納入如站立會議的概念，讓大家能在活絡的氣氛下有機的展開討論，並把可行性概念記錄下來。由於氣氛活絡，大家也可以各自有機開展討論，以及第三方的主持，避免過往會議中難以聚焦的問題，並讓不同位置的同仁都能說出自己的觀察。

至於過往會議因為政府有了草案而難以變動的問題，一方面透過會議上不同利害關係人的聚焦，讓大家一次就能對於「為何變動」產生共識，而不用背後再重新一次又一次的跟不同角色的對象凝聚共識，減輕相應的負擔；另外也能在產生政策之前，就能先確認不同利害關係人的想像，也能適度避免政策草案一改再改的狀況。

協作會議舉辦之前，該做什麼？

在協作會議舉辦之前，要先透過議題分析表蒐集與議題有關的各種資料並加以整理。透過議題分析表，部會更容易了解該怎麼做事前準備，並記錄內容。議題分析表內容包含提案訴求整理與議題相關的各種問題面向、議題背後的脈絡、利害關係人盤點、主協辦部會既有與未來的可行性解法、佐證論述資料蒐集等等。

提案訴求是為了釐清提案人和附議人的「問題」與「建議解法」，以確保後續討論時能聚焦，並找出具體的解決方法。

之後，會召開幾次會前會，這個會前會主要是協助各個部會針對議題內容進行分工與對焦。許多問題其實是政府過往沒有遇過的問題，自然也不一定有前例可以遵循。在此狀況之下，各個部會的窗口要就這些業務進行盤點，包含當前已經執行的政策為何，彼此分工為何，以及過往是否有相應的研究報告。

在這個過程中，加上當事人的資訊，就可以逐步盤點出現在問題的狀況。依據議題的成熟狀況，如果這個議題部會已經盤點的差不多，也會在會前會中就部會能推動什麼政策，做初步的發想。

這邊需要先消化、理解當事人提問的內涵，大致將議題區分為幾個大方向的分類之後，再與提案人聯繫。聯繫的時候需要嘗試追問當事人問題背後的真正原因為何。舉例來說，在恆春案中，當事人認為「目前後送不夠快速」這個問題應該要用「空勤總隊進駐恆春機場」這個解法來處理，但問題生成的實際原因其實是「恆春當地醫療資源的缺乏」，所以才會造成「目前後送不夠快速」這個結果，釐清核心問題是重要的一個步驟。在探問當事人問題背後的原因之後，就可以嘗試請當事人提出他們想像中的解法，先將解法記錄下來，未來可作為內部研議參考之用。

接下來，還要整理從各個管道來的意見。舉例來說，Join 平台上的附議民眾會留言提出建議，可以把這些與連署人訴求有些不同，但仍獲得許多民眾支持的留言整理出來，作為附帶的資料，並將這個問題目前的相關問題，以及提案人、網友推薦的解法寫上來，擴充這個問題的相關原因與解法。

接著，就這些原因，主責與協辦機關可以一起整理目前的相關政策與處理方針，以及部會自己的立場。有人可能擔心部會有立場會遭受批評，但事實上不可能真的有人沒有立場。自揭立場其實反而可以幫助大家互相理解，讓討論可以進展地更順利。

再來，就能就這些問題與解法收集相關資料，包含相關新聞報導，學者論述，甚至是論文等等。畢竟，很多問題其實可能初步只是感受問題，若有相關資料作為佐證，就能確認是否為客觀事實；同時，新聞報導與論述背後有許多相應的分析資料與方法，都能作為思考問題的重要參考資料。

最後，就是關於利害關係人的部份。這邊需要請提案人提供與議題有關的團體、廠商、民眾等等，主辦權責機關也需要列出利害關係人，並填寫與會者和議題的關聯。這邊也要注意，有時候提案人可能是單方面的利害關係人，議題可能還有其他不一樣立場的利害關係人，比如機車路權的問題，可能其他用路者也會是利害關係人，比如貨車、計程車等等。如果沒有邀請他們一起來，可能議題就無法更全面的討論，畢竟有些問題是真的當事人才會了解。

在問題整理之後，主持人（專案顧問張芳睿）會花時間閱讀資料，找參考資料，把以上的問題整理成心智圖的架構。

這個心智圖有幾個方向。一個是盤點利害關係人，以及相關部會的心智圖。這個心智圖會整理與議題相關的部會，以及他們負責的相關業務；利害關係人也會寫上他們的相關立場，幫助大家釐清這些利害關係人與議題的關係。

在議題方面，會先把議題的幾個脈絡做整理，把議題分成幾個層次，問題分類、相關問題、建議解法、政府回應、相關限制，以及背景資料的補充。要注意的是，我們要小心區分意見的層次。有時候是把解法當成了問題，比如說「要求『速審速決』」是建議的解法，並不是問題；有時候也要更仔細去探究問題背後的原因，避免最後整個分析都建立在錯誤的想像上。

有時候這些議題部會都已經有相應的政策在執行，就會請部會能補充他們目前已有的作法與解法，讓提案人能理解目前的相應政策，將來討論時就更能聚焦在目前還沒有處理妥善的部份。

當然，如果要更完整地分析議題，最好能收集相關的論文，對與會的利害關係人都訪談一次，整理他們的觀點，以及對相應名詞的定義，也要了解背後的政治脈絡以及政治意志。有了一致的定義，會議才有討論的基礎。把資料備齊之後，就可以來召開協作會議了。

協作會議流程

在協作會議一開始，主持人會先介紹整個會議的流程與進行方式，確保大家能夠了解這次會議談論的內容與程序；也會當場說明這場會議的極限，比如在現行機制下，結論會告知院長與相關部會，但不會當場產出具行政效力的定案，也不具備拘束力，避免大家對會議產生錯誤的期待。

接著是部會與利害關係人的報告，確保會場的大家能夠對議題的脈絡理解。在報告之後，就會邀請雙方一起協作，把議題分析心智圖上面仍缺的意見貼上去，補充心智圖上面的意見。在整理便利貼之後，寫出便利貼的人要到前面，一邊貼上便利貼補充意見，一邊陳述自己的意見。

在補齊心智圖脈絡之後，通常就會到中午吃飯時間。吃完飯之後，下午就會選擇幾個關鍵議題，透過概念發展單，大家一起分析問題背後的根本問題，以及在現行法規制度限制之下，政府可以先進行的小改善。討論之後，也邀請與會的朋友，上台報告可能的解法。

最後收尾階段也會再次說明，這次會議的成果將會在下週的政務會議上，報告給院長與相關政務委員知道，讓他們了解議題脈絡，也讓相關的政府機關未來在推動相關政策的時候可以參採。

在後續處理上，在每個月的開放政府連繫會議上，開放政府聯絡人都需要報告議題的進度，直到案件已初步落實為止。

目前，PDIS 小組已經將協作會議的各個工具與理念製作成「PO101」一書，歡迎大家參考。

未來的挑戰

目前，在特定的案子中（例如報稅軟體案），民眾能夠更進一步，透過類似的機制參與到更後期的協作。但要如何擴大到更多的提案？這就需要將協作流程，嵌回既有的行政流程。

比如說，如果協作會議需要政治上的授權，該如何去取得這樣的授權，以讓協作會議的成果能被接納？有沒有辦法讓協作會議可以容納更多人、更多意見？如果涉及法律修改，需要到立法院時，討論的成果如何讓立法委員利用，或是從一開始就讓立法委員一同與會，提供他們的意見與觀點？

這些，都仍是協作會議未來需要處理的挑戰。

台灣是民主社會，政治人物有自己收集意見的管道與方式，政府單位也有穩定的政策制定流程。開放政府的程序如何嵌入其中，讓政策能在更完整、考量更多意見的狀況下成形？是我們要持續面對的課題。